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组织成功虚拟会议的5个步骤

组织成功虚拟会议的5个步骤

时间:2015-12-18 作者:上海禹翰信息科技有限公司 点击:

 
 
 

 

超过三分之二的商务人士都从事虚拟工作。

“尽管没有具体的数据证明,但远程办公正在呈快速上升的趋势”。

 

—— 纽约时报

 
 
 

 

 

毫无疑问,虚拟会议能够将员工聚集在一起,加快决策进程,而且还能节省成本。现在,无论距离多远,虚拟会议都能让客户与企业的专业人士连接,感觉就像是世界各地的同事们都齐聚在同一个房间。

 

以下5个方法能够帮助您提高虚拟会议
 

 

1

真实呈现

 

 

无论距离远近,技术都让您可以更容易地与他人连接。但是,当您在建立人际关系的时候,技术也可能成为一种障碍。关键是要投入一些时间并且在虚拟世界里真诚地与人沟通,仅仅是声音或在屏幕上露脸是远远不够的。

 

2

充分利用技术

 

 

寻求易于操作的协作解决方案,这样一来您就不必担心技术问题,得以专注于会议内容。确保通过视频与他人进行面对面的互动——否则的话,您将错过对话的一些重要部分,比如表情和肢体反应。

 

3

沟通

 

 

有意义的沟通不只局限于一种形式:一对一交谈、团队会议、全体会议以及培训。提问的时候若得不到任何回应,那么建议您改变策略。

 

  • 有针对性地提问;

 

  • 鼓励互动;

 

  • 支持双向沟通;

 

  • 避免一心多用。

 

4

为他人着想

 

 

在举行国际会议的时候,要记得有的同事不可避免地需要在下班时间参加会议。为与会人员提供选项,让他们能够在家里通过视频参加会议,享有 面对面沟通的好处和灵活性。

 

  • 注意时差问题,尽量避免总是让某些同事在下班时间工作;

 

  • 尽可能地让与会人员能够在任何地方通过任何设备加入会议;

 

  • 让大家都有提供反馈意见的机会。

 

5

遵守虚拟会议的礼仪

 

 

无论您的协作是全球范围的,还是和对面办公室的同事协作,支持视频的虚拟会议都能为您提供灵活性、一致性以及高水准的协作。虚拟会议与传统会议十分相似,但是优点更多。

 

  • 提问的时候直接点名,可以避免混乱和误解;

 

  • 采用可以消除背景噪音的技术;

 

  • 为与会人员提供灵活性,让他们可以在任何地方加入会议;

 

  • 采用技术来帮助您确定发言人;

 

  • 无论正式还是非正式会议都采用视频技术。




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